DE CORAÇÃO ABERTO

Os serviços administrativos são o motor invisível das escolas, cuja gestão permite o desenvolvimento da dinâmica educativa. É uma área de complexidade jurídica, legislativa, financeira e tecnológica que sustenta a operacionalidade pedagógica de um agrupamento escolar, num sistema que equilibra a burocracia estatal e autárquica com a gestão de recursos. Conversámos com Joaquim Mendes, Coordenador Técnico há catorze anos no Agrupamento AEPAMOL.

EQUIPA ADMINISTRATIVA

Joaquim Mendes (JM) considera que a eficácia do trabalho coletivo tem impacto direto no ambiente escolar… “As pessoas sabem o que têm de fazer e assumem as suas responsabilidades.” Apesar da falta de alguns recursos humanos nos Serviços Administrativos (SA), tem encontrado respostas para as situações… “Temos uma equipa versátil, com três ou quatro funcionárias polivalentes que, quando falta alguém, já sabem o que têm de fazer e, embora não fazendo o trabalho na totalidade, não deixam que se acumule.” Como Coordenador Técnico (CT), JM diz que a equipa está devidamente entrosada nas diversas áreas que a compõem: “Temos a área de pessoal (Dulce – docentes, Isaura – vencimentos, Cristina Ofélia - assiduidade, atualização de fichas e processos em ligação com o Município, docentes e não docentes); contabilidade (Helena e Margarida); área de alunos (Lucy e Cristina - que também substitui o CT na sua ausência e a Emília na JC); SASE (Luísa) e o Gabinete da Coordenação (Carina e Sara - apoio técnico e gestão de processos do Município).” Acrescentando: “Com bastantes mais funções para além das referidas, a equipa está preparada para enfrentar os desafios do ano letivo…”, confidenciando que não tem perfil para Chefe, mas que gosta de lidar com as pessoas, planificar, organizar e orientar o trabalho, distribuir tarefas, verificar se tudo corre bem… “Não me ouvem dizer: Tens de fazer isto ou aquilo tem de ser feito… Eu tento ser um colega.”

COMUNICAÇÃO

Situações difíceis acontecem e a assertividade e empatia são fundamentais para chegar às soluções... “O que digo sempre a todas as minhas colegas é que, independentemente de ser um mau dia ou não, temos de ser sempre corretos… As pessoas têm de ser bem atendidas e sair daqui satisfeitas. Isso para nós é muito bom. É a imagem da escola… Como CT, interessa-me saber o feedback sobre o atendimento.” JM considera que o facto de se ser assertivo e empático é positivo para ambos os lados: gentileza gera gentileza e os problemas resolvem-se melhor, as dificuldades sentem-se menos e o ambiente melhora… “Acho que toda a gente tem esse sentimento e se tratamos bem o utente, o mesmo vai contente e nós sentimo-nos bem.” É como na estrada, quando tendo prioridade, a cedemos a outros que nos agradecem, ficando com vontade de continuarmos a fazê-lo. Não que façamos o bem para nos agradecerem, mas para que tudo de bom aconteça. E se não agradecerem, JM continuaria a fazê-lo da mesma forma… “Faria tudo igual. Estamos aqui para bem servir. Nos SA, faço transparecer isso. Muitos encarregados de educação (EE) ofendem-nos, mas os serviços não deixam de ser prestados, educadamente. No dia seguinte, se a mesma pessoa vier de novo, o atendimento será igual. Não tratamos mal quem não nos tratou bem.” Segundo JM, esse deve ser o caminho a seguir, com serenidade, mesmo se alguém de fora estiver a falar alto, exaltado… “É uma regra, apesar de, por vezes, ser difícil… Tenho a noção de que se levantar o tom de voz, os outros também o irão fazer… Ao contrário, se mantivermos a serenidade e paciência, eles tenderão a acalmar-se…”

GESTÃO DE ALUNOS

O contacto direto com pais e alunos, por vezes desgastante em determinadas situações, pode levar a situações de grande stress…“Não há preparação nenhuma para as enfrentar e cada um gere à sua maneira, tentando encará-las da melhor forma. Temos de mostrar boa cara, rirmo-nos por vezes, compreender as pessoas, mesmo que não estejam certas… E rir, levando as coisas “na desportiva”, sabendo que as situações têm de ser resolvidas, facilita. Temos o que precisamos para o trabalho fluir. Mas há picos (inscrições para exames, matrículas, introdução de manuais, devolução, entrega de declarações para os escalões do ASE, atribuição dos escalões, bolsas de mérito…) e temos prazos a cumprir. Por exemplo, os EE têm de ir ao portal efetuar a matrícula dos educandos e não o fazem. E outros que têm dificuldades em aceder, vêm e são atendidos na mesma…” Por parte dos SA há uma forma de estar, no sentido de antecipar as respostas para questões habituais, quando as pessoas chegam… “Temos os casos mais complexos, em que sabemos à partida quais as dificuldades que irão surgir e preparamos atempadamente a informação necessária… No caso de uma equivalência complicada, explicamos os passos a seguir. As pessoas têm é de apresentar todos os documentos necessários, o que muitas vezes não acontece.” Resumindo, JM diz que as situações acontecem mais pela falta de compreensão que as pessoas têm (querem ser logo atendidas e as situações resolvidas). No início de cada ano letivo, converso com toda a equipa sobre as fases mais complicadas (inscrições de exames, matrículas, SASE…) e definimos estratégias para termos as coisas prontas a tempo.”

CONFIANÇA NOS SERVIÇOS

Sobre as muitas questões tratadas (progressão na carreira, concursos, vencimentos, faltas…) e os motivos que, recorrentemente, geram dúvidas, JM considera que a informação necessária, veiculada pela escola, está disponível mas muitas pessoas não a vão ver, acrescentando: “É mais por desconhecimento. Sobre os concursos, vencimentos, faltas, progressão na carreira, há sempre problemas, muito sensíveis. Há alguns professores que ligam menos pois, normalmente, acham que a Dª Dulce trata dos seus processos e que a Isaura trata do vencimento e não há problemas...”

RECURSOS DIGITAIS

A transição para as plataformas digitais trouxe benefícios, através de uma multiplicidade de recursos, mas também um aumento de trabalho. As mesmas transformaram a cultura organizacional das escolas e o quotidiano das secretarias…“Trabalhamos com demasiadas ferramentas informáticas (INOVAR, IGEFE, SIGRHE, MISI, Portal de Matrículas, SIGE, SIGA, Microsoft 365 …) e todas, de alguma forma, interligadas…Tem de haver uma maior atualização da base de dados para que funcionem em pleno, pois muita informação desatualiza rapidamente. Muitas vezes as pessoas vêm aqui, querem qualquer coisa e nós vemos nas plataformas que os dados não estão corretos e pensam que a culpa é nossa. Deviam ser mais compreensivas e ter um pouco mais de paciência... Podemos não conseguir fazer algumas coisas de imediato, mas dizemos-lhes que esperem cinco minutos, meia hora, que iremos tratar logo a seguir. Mostramo-nos sempre disponíveis.”

BUROCRACIA

O quotidiano dos SA é uma lida constante com processamentos, registos, relatórios, arquivos… “São inúmeras situações e, recorrentemente, lidamos com o complicómetro... Por exemplo, fazemos um requerimento, temos de imprimir, assinar, enviar para os recursos humanos do Município e aguardar… O sistema de fotocópias que tínhamos anteriormente era mais rápido… Hoje, a impressão está burocratizada e o serviço tornou-se mais lento.” Sobre o que poderia mudar para agilizar os serviços, JM refere: “Formação para os funcionários para darem melhor resposta aos desafios laborais. Nos picos de trabalho, se tivéssemos mais alguém, facilitava-nos. Temos o equipamento necessário para trabalhar. A comunicação funciona bem e temos uma boa equipa.” A passagem de competências para os municípios representou uma mudança estrutural e organizativa na escola... “Numas coisas ficámos com menos trabalho e noutras não. Na gestão de processos que dá um trabalho imenso, o serviço ficou mais moroso. Em termos de timing, a escola ficou a perder, Antes, se precisássemos de qualquer coisa, junto da Diretora, explicava-lhe a situação e se houvesse cabimento, era autorizado e comprávamos logo. Há situações ao nível de funcionários, que antes resolvíamos no próprio dia. Hoje, temos de fazer o pedido, enviá-lo para o município e aguardar…”

GESTÃO FINANCEIRA

A gestão de dotações orçamentais num Agrupamento de Escolas, são tarefas que exigem equilíbrio entre o cumprimento contabilístico rigoroso (orçamentos, receitas, despesas, imprevistos, desafios…) e a agilidade necessária para o funcionamento pedagógico… “Temos todos os anos a Conta de Gerência que dá muito trabalho, com mapas e mapas preenchidos ao longo do ano, todos vistos a pente fino, em que um cêntimo faz a diferença… E quando, no final, o prazo está a apertar, é um stress… Já chegámos a fazer serão. Nós tentamos sempre que haja uma comunicação eficaz com a Direção, planeando tudo atempadamente, relativamente às atividades que irão ser feitas, para sabermos se podemos equacionar as despesas e quais as receitas que poderemos contar... Temos o plano de atividades, onde se inserem também atividades da Câmara e verificamos se algumas interferem com o nosso orçamento de estado…”

PREOCUPAÇÕES

Dentro das várias responsabilidades do CT, há situações que representam maiores problemas… “A maior preocupação é não conseguir cumprir os prazos estipulados (sobretudo quando é necessário introduzir os horários dos alunos e professores, para serem realizados os cronogramas e os sumários feitos). Quando importamos a informação do DCS horários para o INOVAR, nem sempre está completa, há erros, falta habitualmente qualquer coisa. Muitas pessoas não têm a noção do trabalho que temos para que a escola funcione…” JM acrescenta que leva preocupações para casa que, por vezes, lhe tiram o sono… “Sobretudo, relativas aos recursos humanos, quando me defronto com problemas e não tenho ninguém para resolver a situação…”

PERSPETIVAS FUTURAS

Numa sociedade em permanente mudança, a escola deve responder aos desafios atuais e a ESPAMOL está nesse caminho… “Eu estive em Espanha, em ERASMUS, e aproveitei a oportunidade de conhecer a realidade de algumas escolas... Estamos muito mais à frente. Nós fazemos muito mais coisas. Lá, são empresas de fora que garantem certos serviços. Algumas que visitámos, não têm refeitório. A ação social não mexe com a escola, não há área de pessoal, contabilidade… O nosso Agrupamento, para eles, é como uma empresa multinacional.” Conhecendo essas realidades, JM considera que o seu trabalho sai muito valorizado… “Vim de lá de peito cheio! Comparando esta secretaria com muitas outras que conheço, acho que a nossa é muito boa.” Relativamente a trabalhar numa escola com instalações modernas (a ESPAMOL irá ser intervencionada nos próximos dois anos) e com boas condições… “As nossas condições de trabalho já são muito boas. Tudo depende do ambiente de trabalho que se tem. E aqui, ele é ótimo. Mas, numa escola nova e ainda com melhores condições, as pessoas sentem mais gosto e o trabalho, se calhar, parece custar menos...”

José Inácio Sequeira

Equipa de Comunicação